Come funziona il Sistema di Gestione e Controllo dei fondi UE

In breve

La definizione di rimborso comunitario.
Come avviene la selezione delle operazioni da parte dell’Autorità di Gestione (AdG).
La fase del controllo a livello di Beneficiario, AdG, Autorità di Certificazione (AdC) e Autorità di Audit.
La fase di dichiarazione e certificazione delle spese.
La richiesta ed erogazione del rimborso UE.

Il rimborso dei fondi UE

Il rimborso comunitario è il percorso attraverso cui un Programma ottiene dalla Commissione europea le risorse relative alle spese sostenute. All’interno del Si.Ge.Co. rappresenta la catena che collega la scelta dei progetti, la loro attuazione, il controllo delle spese e, infine, il pagamento da parte dell’UE.

Il processo si articola in cinque fasi principali:

1. Scelta delle operazioni: Identificazione, valutazione e approvazione dei progetti da finanziare, in linea con gli obiettivi del Programma e i criteri stabiliti dall’Autorità di Gestione.

2. Verifiche e controlli: Controlli svolti su più livelli (beneficiario, Autorità di Gestione, Autorità di Certificazione e Commissione europea) per accertare che le spese siano reali, corrette e conformi.

3. Dichiarazione e certificazione delle spese: Raccolta delle prove di spesa, validazione da parte dell’Autorità di Gestione e certificazione dell’Autorità di Certificazione, che consolida le spese ammissibili.

4. Richiesta ed erogazione del rimborso UE: Trasmissione delle spese certificate alla Commissione europea e successivo rimborso delle risorse al Programma.

Esaminiamo ciascuna di queste fasi.

La scelta delle operazioni da finanziare

La selezione delle operazioni è una delle responsabilità principali dell’Autorità di Gestione (AdG). È il momento in cui si decide quali progetti finanziare e in che modo indirizzare le risorse del Programma.

L’AdG:

definisce procedure e criteri di selezione, approvati dal Comitato di Sorveglianza, che devono:
- garantire un contributo concreto agli obiettivi e ai risultati del Programma;
- essere trasparenti, non discriminatori e accessibili alle persone con disabilità;
- rispettare i principi di pari opportunità, parità di genere e sviluppo sostenibile.

Inoltre l’AdG:

verifica che ogni operazione sia ammissibile, rientri nell’ambito del Fondo e sia correttamente classificata;
trasmette al beneficiario un documento chiaro con le condizioni del sostegno, cioè gli obblighi amministrativi, finanziari e procedurali;
accerta la capacità del beneficiario di gestire e realizzare il progetto, sotto il profilo amministrativo, finanziario e operativo;
controlla il rispetto delle norme applicabili, anche nel caso di progetti avviati prima della domanda di finanziamento;
esclude operazioni che includano attività soggette a recupero per delocalizzazione o altre irregolarità;
attribuisce una specifica categoria di operazione, necessaria per la corretta classificazione della spesa.

Nell’ambito delle procedure attuative (come bandi o avvisi pubblici), vengono stabiliti criteri di eleggibilità e di valutazione per orientare la selezione verso i progetti più coerenti ed efficaci.

Una volta ammesso a finanziamento, il beneficiario sottoscrive un atto convenzionale (o atto di adesione), che definisce in modo puntuale gli obblighi relativi alla gestione, al controllo, alla rendicontazione e al monitoraggio. Con questo atto prende ufficialmente avvio la fase di attuazione del progetto.

Verifiche e controlli

Nel ciclo di attuazione dei fondi europei, la fase di controllo serve a verificare che i progetti finanziati siano realizzati correttamente, che le spese siano ammissibili e che ogni operazione rispetti le norme europee e nazionali. Il controllo si svolge su più livelli: Beneficiario, Autorità di Gestione (AdG), Autorità di Certificazione (AdC) e Autorità di Audit.

Controlli a livello di Beneficiario

Il Beneficiario effettua i primi controlli interni, seguendo quanto stabilito dal Programma o dall’avviso pubblico. Queste verifiche possono includere:

l’uso di check-list e strumenti messi a disposizione dagli organismi di gestione;
il rispetto dei controlli amministrativi previsti dalla normativa vigente;
la verifica preliminare delle spese prima della presentazione della domanda di rimborso all’AdG.

Controlli dell’Autorità di Gestione

L’AdG verifica che:

i prodotti, servizi e attività previsti dal progetto siano effettivamente realizzati;
le spese dichiarate siano state pagate e siano conformi alle norme UE, nazionali e al Programma;
siano rispettati i principi orizzontali: partenariato, multilivello, parità di genere, non discriminazione, accessibilità, sviluppo sostenibile, appalti pubblici e norme ambientali.

L’AdG svolge verifiche amministrative su tutte le spese rientranti nelle domande di pagamento alla Commissione europea. Queste verifiche riguardano, tra l’altro:

la correttezza della selezione dell’operazione e il rispetto dei criteri approvati dal Comitato di Sorveglianza;
la completezza della documentazione amministrativa e contabile;
la regolarità delle procedure adottate;
la coerenza dei giustificativi di spesa;
la conformità alle norme su appalti, ambiente, pari opportunità, informazione e pubblicità;
l’ammissibilità delle spese (periodo, tipologia, limiti, riferibilità all’operazione).

In caso di irregolarità, l’AdG è tenuta ad avviare le procedure di recupero e risponde della correttezza delle domande di pagamento presentate alla Commissione.

Dichiarazione e certificazione delle spese

La fase di dichiarazione e certificazione delle spese è il passaggio che consente di consolidare le spese sostenute dai beneficiari e trasformarle in richieste di rimborso alla Commissione europea.

Rendicontazione a livello di Beneficiario

Il Beneficiario presenta la rendicontazione secondo le modalità previste dal Programma o dall’avviso pubblico. Le spese possono essere rendicontate:

a costi reali, tramite giustificativi di spesa (fatture, documenti contabili) e pagamento (mandati, quietanze);
a costi semplificati, utilizzando le Opzioni di Costo Semplificato (OCS), come forfait, costi unitari o somme forfettarie.

La domanda di rimborso inviata all’Autorità di Gestione (AdG) rappresenta il primo snodo del processo di verifica.

Verifiche e dichiarazione delle spese a livello di Autorità di Gestione

Ricevute le domande dei beneficiari, l’AdG effettua le verifiche previste e, con cadenza periodica, trasmette all’Autorità di Certificazione (AdC) la dichiarazione delle spese risultate ammissibili. Queste informazioni sono aggregate per Asse, Fondo e Categoria di Regione e devono garantire la regolarità e la continuità del circuito finanziario del Programma.

L’AdG assicura inoltre che l’AdC disponga di tutte le informazioni necessarie, incluse le evidenze dei controlli svolti (check-list, verbali, documentazione delle irregolarità e del follow‑up), tramite il sistema informativo del Programma.

Certificazione delle spese a livello di Autorità di Certificazione

L’AdC ha il compito di verificare che:

le spese trasmesse siano basate su un sistema contabile affidabile;
la documentazione giustificativa sia completa e verificabile;
le spese siano state già oggetto di controllo da parte dell’AdG.

Sulla base di queste informazioni, l’Autorità di Certificazione predispone e trasmette alla Commissione europea le domande di pagamento, che per ciascuna priorità includono:

l’importo totale delle spese ammissibili sostenute e pagate dai beneficiari;
l’importo totale della spesa pubblica connessa alle operazioni.

Eventuali osservazioni vengono comunicate all’Autorità di Gestione per gli opportuni adeguamenti o chiarimenti.

Invio alla Commissione europea

Una volta concluse le verifiche, l’AdC elabora la certificazione delle spese e invia:

la domanda di pagamento alla Commissione europea;
la stessa documentazione all’IGRUE, responsabile dei rapporti finanziari con l’UE.

L’invio avviene a cadenza periodica, secondo le tempistiche previste dal Regolamento Disposizioni Comuni.

Richiesta ed erogazione del rimborso UE

Una volta ricevuta la domanda di pagamento, la Commissione rimborsa fino al 90% dell’importo risultante dall’applicazione del tasso di cofinanziamento previsto per ciascuna priorità del Programma. Il tasso è stabilito nella decisione di approvazione del Programma operativo.

L’importo residuo viene liquidato – o eventualmente recuperato – dopo la verifica annuale dei conti da parte della Commissione, che conferma la correttezza delle spese dichiarate.

Il rimborso europeo attiva automaticamente anche la quota di cofinanziamento nazionale, erogata attraverso il Fondo di Rotazione, garantendo così la piena copertura finanziaria delle operazioni.

La Commissione può tuttavia sospendere, in tutto o in parte, i pagamenti intermedi se emergono criticità rilevanti, come:

gravi problemi nel funzionamento del Sistema di Gestione e Controllo;
irregolarità non risolte riguardanti spese incluse in una domanda di pagamento;
rischi che possano avere conseguenze finanziarie significative sul Programma.

In conclusione, un sistema di gestione e controllo solido garantisce che i fondi europei producano risultati reali, tutelando la correttezza della spesa e la credibilità delle politiche di coesione.

Il Sistema di Gestione e Controllo (Si.Ge.Co.) dei Fondi Strutturali